En France, toute vérification des antécédents (ou “background check”) repose sur le Code du travail et le RGPD. Loin d’empêcher la pratique, ces textes lui donnent une méthode et un cadre clair, qui la rendent saine et sûre pour les candidats comme pour les entreprises.
Les 4 principes qui encadrent la vérification
1. La finalité légitime
Toute vérification doit poursuivre un but précis et légitime : s’assurer qu’un candidat peut occuper le poste en confiance. L’article L.1221-6 du Code du travail le pose clairement, les informations demandées à un candidat ne peuvent servir qu’à apprécier sa capacité à occuper l’emploi. On ne vérifie pas pour savoir, on vérifie pour décider.
2. La proportionnalité
C’est le principe de minimisation : on ne collecte que ce qui est nécessaire à cette finalité. On ne vérifie pas tout, on vérifie ce qui compte pour ce poste précis, une fonction en contact avec des fonds n’appelant pas les mêmes contrôles qu’un poste sans accès sensible. C’est aussi ce qui détermine s’il faut vérifier une seule fois à l’embauche, ou revenir sur le sujet plus tard dans la carrière du salarié.
3. La transparence
Le candidat doit être informé avant toute vérification de ce qui sera contrôlé et pourquoi, et doit l’accepter explicitement. Aucune vérification ne se fait à son insu ni sans son autorisation, c’est une obligation légale, et un atout pour la relation de confiance avec le candidat.
4. Le droit et la loyauté
La vérification s’appuie sur une base légale et se mène loyalement. Le candidat autorise la vérification, y participe, et conserve ses droits sur les données le concernant : accès, rectification, et une conservation limitée dans le temps, les données étant supprimées une fois le délai nécessaire écoulé.
“Conforme RGPD”, pas “certifié CNIL”
Un abus de langage courant mérite d’être corrigé. On dit d’un dispositif qu’il est conforme au RGPD, le règlement européen qui fixe les règles. La CNIL, elle, est l’autorité de contrôle : elle veille au respect du RGPD, mais elle ne “certifie” pas les entreprises. Parler de “certification CNIL” n’a donc pas de sens, la bonne formule est “conforme RGPD”, idéalement “RGPD by design”, c’est-à-dire pensé dès la conception pour respecter ces règles.
Chez EveryCheck, lancé la même année que l’entrée en application du RGPD, cette logique fait partie de la conception du service depuis le premier jour. Prenez rendez-vous dès maintenant avec l’un de nos consultants pour construire un parcours de vérification conforme à ces 4 principes, du recrutement jusqu’au suivi en poste.