Lors des étapes de recrutement, les employeurs sont limités dans la collecte de données personnelles des candidats. Ce n’est qu’au moment de l’embauche du candidat sélectionné que des données supplémentaires peuvent être requises pour répondre aux obligations légales.
Quelles données peuvent être collectées lors du recrutement ?
Les données recueillies durant un entretien d’embauche doivent servir uniquement à évaluer la pertinence de la candidature.
Suite à une réclamation contre un employeur collectant une multitude de données personnelles lors du recrutement, telles que lieu de naissance, nationalité, situation familiale et rémunérations antérieures, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) rappelle que, lors d’un recrutement, le principe de minimisation doit guider l’employeur (ou le recruteur mandaté) à collecter uniquement les données directement liées à l’emploi ou à l’évaluation des compétences professionnelles (source : CNIL, Actualité du 25 avr. 2024 et Guide du recrutement du 30 janv. 2023, fiche n° 5).
Protection des données personnelles : mise en œuvre du RGPD
Conformément à l’article L. 1221-6 du Code du travail, les informations requises au candidat pour un emploi doivent exclusivement viser à évaluer sa capacité à occuper le poste proposé ou ses compétences professionnelles, et doivent être directement liées à l’emploi ou à l’évaluation des compétences professionnelles.
-
Données pouvant être collectées : Les informations demandées par l’employeur doivent permettre d’identifier le candidat le plus qualifié pour le poste, de vérifier ses compétences (connaissances, savoir-faire et savoir-être) ainsi que les qualifications requises (telles que diplômes, expériences professionnelles antérieures). Elles servent uniquement à évaluer la candidature.
-
Données interdites : L’employeur doit respecter la vie privée du candidat et éviter toute forme de discrimination. Ainsi, il doit exclure toute question non pertinente sur le plan professionnel, telles que l’âge, le numéro de sécurité sociale, les coordonnées bancaires, des informations personnelles sur la famille, les souhaits d’avoir des enfants, les mensurations, le poids, la couleur des cheveux, etc., à moins que cela ne soit spécifiquement nécessaire pour certains postes. La collecte de données sensibles, telles que l’origine ethnique, l’appartenance à un syndicat ou l’état de santé, est également interdite (source : CNIL, Guide du recrutement, publié le 30-1-2023, fiche n° 5).
Et lors de l’embauche ?
Une fois qu’un candidat est sélectionné, l’employeur peut demander des données supplémentaires. En effet, la conclusion du contrat de travail nécessite que le candidat fournisse certaines informations personnelles pour remplir les formalités légales (déclaration préalable à l’embauche, déclaration sociale nominative, etc.). Ainsi, le candidat retenu doit fournir son numéro de sécurité sociale, ses coordonnées bancaires et son adresse postale à son futur employeur. Le service des ressources humaines ou l’employeur peut également demander au candidat retenu des informations complémentaires pour la gestion du personnel (état civil complet incluant date et lieu de naissance, adresse postale, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires, justificatif de domicile, coordonnées d’urgence), l’organisation du travail (par exemple, une photo facultative pour l’annuaire du personnel) et les activités sociales (par exemple, informations sur les ayants droit pour les événements sociaux de l’entreprise).
Pour vos futurs recrutements et pour toute question complémentaire sur la vérification de CV avant embauche, n’hésitez pas à solliciter notre aide.
