Prise de référence : Questions à poser, légalité, efficacité, comment la mener à bien ?

Très répandue dans le monde du recrutement, la prise de références permet de confirmer ou d’infirmer un ressenti vis-à-vis de l’adéquation du profil d’un candidat avec les attentes sur le poste.

La pratique consiste à prendre contact avec les employeurs précédents du candidats afin de se renseigner sur ses performances, ses compétences et son profil tels qu’ils ont été observés sur ses expériences précédentes. C’est une garantie additionnelle pour éviter les erreurs de casting et ne pas perdre temps et argent inutilement.

Elle intervient généralement en deuxième partie du recrutement, une fois que l’entreprise a échangé avec le candidat lors d’un ou plusieurs entretiens. Cette prise de références permet notamment de départager les finalistes et d’éviter les mauvaises surprises.

Cependant, la prise de référence comporte des bonnes pratiques à respecter afin de protéger le candidat et d’être efficace pour l’employeur.

La prise de références doit respecter certaines règles dans le cadre de la loi et pour ne pas mettre en porte-à-faux le candidat. Il est également fondamental de bien réfléchir aux questions qui seront posées et comment les résultats seront exploités. Bien qu’il n’en ait pas l’air, c’est un processus complexe qui demande une certaine rigueur.

Prise de référence et cadre légal : attention à avoir l’autorisation du candidat !

L’employeur ou le responsable du recrutement ne peut faire une prise de référence sans l’accord préalable du candidat.

L’article L. 1221-8-et L.1221-9 indique que “Tout employeur souhaitant s’enquérir des références d’un candidat doit préalablement lui demander l’autorisation.”

À préciser que, même si le candidat a inscrit le nom d’un référent opérationnel dans le dossier de candidature, il est tout de même obligatoire d’avoir une autorisation signée.

Une prise de références à l’insu du candidat est strictement interdite !

La prise de référence doit se faire sur des questions factuelles

Pour être efficace et réellement exploitable, une bonne prise de référence doit se faire avec des questions factuelles et fermées.

Il faut impérativement s’éloigner de questions qui impliquent un jugement, un ressenti, une opinion, pour aller sur des critères d’appréciation tendant sur le factuels, même s’il demeurera toujours une part de subjectivité.

Par exemple, plutôt que “Le candidat était-il ponctuel?”, préferez “des retards du candidats ont-ils déjà provoqué de la desorganisation dans l’entreprise?” ou “Le candidat a-t-il déjà été averti ou sanctionné pour des retards?”.

prise de référence

La prise de références comme outil de mesure des compétences et soft skills

Profitez de la démarche de prise de références pour essayer de mesurer concrètement les compétences de vos candidats, que ce soient les compétences métier ou les soft skills.

Vous pouvez ainsi demander aux anciens managers de noter de 1 à 5 la maitrise d’un logiciel donné par leur ancien collaborateur. La même chose peut être demandée pour des soft skills précises : communication, gestion du stress, créativité, audace etc.

Vous pouvez aussi mesurer le professionnalisme d’un candidat à travers la prise de référence en demandant à l’ex-employeur de manière factuelle si des sanctions ont déjà été prononcées à son encontre.

Une prise de référence ne concerne pas la vie privée

Il est important de faire en sorte que la prise de références ne tombe pas dans la recherche d’informations confidentielles ou personnelles. Les questions portant sur la vie privée d’un candidat sont absolument prohibées :

  • Préférences sexuelles ou politiques
  • État de santé
  • Situation familiale
  • Religion, etc…

En effet, la prise de références doit porter sur des paramètres factuels uniquement, à savoir : poste occupé, contenu des missions exercées, résultats, professionalisme, compétences métiers et soft skills etc.

Tout débordement peut soumettre l’employeur à des poursuites judiciaires.

Prise de référence auprès de l’employeur actuel

Dans le cas où le salarié est toujours en poste dans une entreprise, contacter cette entreprise pour une prise de références, dans l’optique d’une future embauche, peut mettre le candidat dans une passe difficile.

Discrétion et confidentialité sont de rigueur dans ce cas de figure. Cela se comprend aisément car le candidat échange avec un concurrent à l’entreprise.

La prise de référence : un exercice chronophage !

Si vous l’avez déjà pratiquée, vous savez sans doute que réaliser une bonne prise de références prend du temps et demande d’être très disponible pour parvenir à joindre les interlocuteurs rapidement.

La faire vous même vous prendra donc forcément du temps et peut ne pas être très rapide. C’est d’ailleurs souvent pour cette raison que les recruteurs finissent par ne plus le faire;

Pour un résultat rapide, efficace, légal, et qui ne vous mobilise pas trop, vous pouvez confier la tâche à un partenaire.

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