PriseDe référence, vérification de diplômes et d’expériences : attention à bien respecter le cadre légal !

Le background check consiste à vérifier la véracité des diplômes et expériences professionnelles présentés par un candidat sur son CV. Une pratique qui permet de sécuriser vos recrutements, mais qui doit se faire dans un cadre légal très précis. Explications.

Pour vérifier les CV, l’accord du candidat est indispensable

Tout d’abord, que ce soit pour une prise de référence, ou pour contrôler les expériences, le recruteur ne peut pas contacter des employeurs précédents du candidat, ou tout autre référent, sans son accord. L’erreur est souvent commise de lancer une vérification sans collecter une autorisation écrite. La loi est très claire sur ce sujet :

Les articles L. 1221-8-et L.1221-9 du code du travail indiquent que « Tout employeur souhaitant s’enquérir des références d’un candidat doit préalablement lui demander l’autorisation. »

À préciser que, même si le candidat a communiqué le nom d’un référent dans le cadre de son processus de recrutement, il est malgré tout obligatoire d’avoir une autorisation signée de sa part. Une prise de références à l’insu du candidat est strictement interdite !

C’est pourquoi lors de nos vérifications, nous demandons systématiquement l’accord du candidat avant toute autre démarche.

Les informations collectées doivent être en rapport direct avec le recrutement

Les informations qui seront demandées et vérifiées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. 

Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. Le candidat est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d’informations. (C. trav. art. L 1221-6.)

Concrètement l’employeur ne peut vérifier que les éléments factuels présents sur le CV tels que les intitulé et durées de postes, les fonctions occupées, les dates et titres des diplômes obtenus, ou encore les motifs de fins de contrat.

Pas question de vérifier des informations sans rapport avec le poste concerné, tel que des activités extra professionnelles. Il pourrait même être reproché au recruteur de justifier un non-recrutement sur la base d’éléments ne concernant pas directement les expériences et compétences du candidat.

Par exemple, si vous recrutez pour une entreprise du secteur pharmaceutique, et que le parcours vérifié du candidat fait apparaitre des opinions opposées à l’utilisation de certains médicaments produits par l’entreprise, ceci ne pourra pas être un motif valable pour justifier un non-recrutement.

Et bien entendu toutes les questions d’ordre privé sont prohibées : situation familiale, engagements politiques et syndicaux, religion, orientation sexuelle etc.  

Attention au RGPD et à la gestion des données personnelles

C’est vrai pour tout recrutement, et plus encore dans le cadre d’une vérification de CV. Vous allez collecter des informations à caractère personnel au sujet du parcours des candidats. Il convient donc de respecter le cadre légal en la matière, et les dispositions liées au RGPD. 

Le sujet est vaste et nécessite d’aller dans le détail, mais voici les grands principes que vous devrez respecter : 

  • Pertinence des données : vous ne devez en aucun cas collecter d’autres informations que celles relatives au processus de recrutement. 
  • La durée de conservation : les données collectées ne pourront être conservées que durant une période de deux ans.
  • L’information des candidats : les candidats doivent être informés de la collection de leurs données personnelles, ainsi que de la manière dont ils peuvent exercer leurs droits sur ces données.
  • La sécurisation des données : vous devrez vous assurer que les dossiers candidats sont sécurisés et accessibles uniquement aux personnes autorisées.

Pour aller plus loin sur le sujet, voici deux ressources utiles : un dossier réalisé par Hélène Ly et un article très complet par le JDN.

Comme vous pouvez le constater, la vérification de CV est un procédé sensible qui demande à être conduit en respectant bien le cadre légal. Suivre les prérequis légaux peut donc devenir très chronophage.

Pour ne pas être retardé dans vos vérifications et ne pas commettre d’impair, mieux vaut se tourner vers un spécialiste comme EveryCheck. Nous savons parfaitement comment effectuer un contrôle de références dans le respect de la loi et dans les délais imposés par le processus de recrutement.. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

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