Travailler avec des freelances présente de nombreux avantages, même si cette solution est préconisée pour des cas bien définis. Un besoin trop ponctuel pour recruter un salarié, une expertise spécifique qui ne se trouve pas dans le salariat ou dans les sociétés d’ESN, des contraintes d’organisation etc.
Le processus de recrutement comporte des similarités avec l’embauche d’un salarié, mais aussi de nombreuses spécificités administratives et manageriales.
Dans tous les cas, la vérification des références est indispensable ! Sarah Gauthreaux, CMO de edtake, et Olivier Le Cocquil, fondateur de Nexindep, nous ont aidé à dresser une liste de conseils pour réussir votre recrutement de talents en indépendant.
Bien définir son besoin avant de recruter un freelance
Le terme “embauche” est en fait ici assez inapproprié puisqu’il s’agira bien d’une prestation contractualisée entre un travailleur indépendant et une entreprise. Vous faites donc appel à un service, et non pas une personne, même si celle-ci pourra être amenée à être basée dans les murs de l’entreprise pour une période déterminée.
Cependant démarrez bel et bien une relation manageriale, même si elle est différente d’une relation avec un salarié. La première chose à faire pour que cette relation fonctionne bien est donc de définir le besoin précisément. N’hésitez pas à formaliser un cahier des charges complet, quitte à faire des aller/retour dans la phase de devis.
Illustration avec l’expérience de edtake : “Nos clients déposent leurs projets de formation sur la plateforme et nous pouvons les aider à définir leurs objectifs pour leurs formations, et donc les meilleures solutions pour y parvenir en s’appuyant sur les talents disponibles en freelance.” Sarah Gauthreaux explique par ailleurs que cet accompagnement est souvent indispensable, et va jusqu’à mettre à disposition des chefs de projets dédiés pour les utilisateurs de la workplace.
Nexindep permet à des clients grands comptes de trouver les consultants qui les accompagneront dans leurs projets de transformation et leurs besoins d’expertises métier. Olivier Le Coquil confirme l’importance de la reformulation du besoin : “Nous ne sommes pas un supermarché de consultants où les clients sont livrés à eux-mêmes pour sélectionner les bons profils. Notre équipe commerciale travaille avec nos clients pour s’assurer qu’ils s’adresseront aux bons talents au sein de notre réseau de 800 experts”.
Source Freepike.com
Respecter le formalisme avec le recrutement de l’indépendant
On le rappelle, un indépendant n’est pas un salarié. Or si certaines règles ne sont pas respectées, et notamment de limitation de la durée des missions dans le temps, il existe un risque de requalification des prestations de services en contrats de travail.
Pour éviter cet écueil, certains clients exigent que les indépendants exercent leur activité en portage salarial. C’est la raison pour laquelle, le groupe Nexindep a créé en 2016 la société Nexagora Portage, pour proposer aux indépendants des services de portage salarial dont ils peuvent se prévaloir auprès des clients finaux et autres partenaires à l’aide desquels ils trouvent leurs missions, puisque dans le cadre du portage salarial il ne peut y avoir de requalification des prestations.
Au-delà de ce service de portage salarial qui a séduit depuis 2016 de nombreux indépendants et de nombreuses ESN partenaires, le groupe Nexindep propose également un service de portage commercial qui permet aux ESN et indépendants de son réseau de prospecter directement ses clients et en cas de succès de contractualiser leurs prestations via le référencement de Nexindep.
Plus d’informations sur les contraintes administratives lié à la contractualisation des travailleurs indépendants disponibles ici.
Vérifier les compétences et les réalisations
Une des spécificités de edtake est de proposer aux entreprises de travailler avec des indépendants vérifiés, et dont le profil a été évalué. “Nous commençons par faire passer un test de compétence, puis nous analysons le portfolio du candidat à l’entrée sur la workplace. Nous réalisons ensuite un entretien téléphonique afin de vérifier l’intérêt de la personne pour la Ed Tech”.
Une fois ces 3 premières étapes réalisées, on rentre dans le concret. “Ensuite les équipes de EveryCheck vérifient le parcours des freelances en appelant des clients précédents, puis une fois que des missions sont effectuées via edtake, les clients peuvent aussi noter les freelances en fonction de la prestation réalisée”.
Côté Nexindep, ont met l’accent sur les soft skills comme sur les compétences techniques et les réalisations. Olivier Le Coquil détaille ainsi le processus de référencement des consultants : ”Nous contactons les indépendants s’inscrivant sur notre plateforme Nexoris, vérifions avec eux ce qu’ils veulent faire, s’ils ont non seulement les savoir faire techniques nécessaires mais aussi un savoir-être approprié pour rejoindre notre réseau”.
La spécificité du contrôle de références des indépendants
Les équipes de EveryCheck sont habituées à vérifier les références des freelances. Le processus diverge d’avec les futurs salariés, ce ne sont pas les ressources humaines qui sont compétentes pour répondre mais souvent les référents opérationnels ou les services achats. Les questions sont également différentes.
Olivier Le Coquil évoque ainsi la partie qui concerne le contrôle de références : “ S’ils adhèrent à notre mode de fonctionnement et une fois qu’ils nous ont fourni des références professionnelles, les indépendants intègrent notre réseau. Cette prise de référence est importante car elle montre un engagement de la part de l’indépendant. C’est aussi un acte de transparence qui correspond à nos valeurs »
Sarah Gauthreaux précise qu’aucun freelance n’est accepté sur la plateforme sans que ses références aient été contrôlées. C’est une des spécificités de edtake par rapport à d’autres marketplaces de freelances. “Nous avons déjà eu des retours sur des entreprises qui avaient recruté des freelances sur des plateformes où il n’y a pas de vérification de références, ça a donné lieu à des gros problèmes quand la personne n’avait pas réellement effectué les réalisations prétendues. Chez nous les freelances font partie d’une communauté d’experts du secteur, ce sont des « edtakers » ”.
Pour résumer, si vous avez besoin d‘embaucher un indépendant, pensez bien à formaliser un maximum votre besoin, contractualiser la prestation de la bonne façon, et à bien faire le contrôle de références !
Merci à Olivier Le Coquil et Sarah Gauthreaux !
A propos de edtake, la workplace incontournable de la formation : edtake est une workplace dédiée à la conception de projets pédagogiques, dont la finalité est de permettre à ses clients de créer facilement des programmes de formation en s’appuyant sur les ressources internes ou des talents externes.
Plus d’information sur le site de edtake
A propos de Nexindep, l’intermédiaire de confiance des indépendants et ESN :
Nexindep est une société de sourcing de consultants indépendants à destination d’une clientèle de grands comptes. C’est aussi l’un des acteurs de référence dans le portage commercial ou portage d’activité d’ESN et d’indépendants pour le compte des clients auprès desquels il est présent. Nexagora Portage propose ses services de portage salarial aux consultants indépendants qui ne souhaitent pas créer et gérer leur propre société. Son offre a obtenu le label Zéro frais cachés de la part de la FEDEPS, association pour la défense des salariés portés.
Plus d’information sur les sites de Nexindep et de Nexagora-portage
Ressources utiles :
● Plus d’infos sur le contrôle de références par EveryCheck
● Les règles à suivre en cas d’embauche d’un indépendant
● Une liste de plateformes pour le recrutement de freelances